Ang pag- index ay awtomatikong pagkuha ng data mula sa isang hanay ng isang partikular na dokumento o text panlabas na paghahatid upang magbigay ng buong detalye ng pareho. Ang data na ito ay maaaring magmula sa teksto, kahit na imahe at tunog. Isinasagawa ang prosesong ito sa pamamagitan ng isang programa sa computer na pipiliin ang mga elemento ng pagsunod sa isang serye ng dating itinatag na mga parameter. Ang prosesong ito ay hindi hihigit sa isang pag-uuri na may mga keyword o pangunahing elemento na nagpapadali sa iyong paghahanap sa isang malaking pangkat ng mga katulad.
Karaniwan ang awtomatikong pag-index sa mga organisasyong nagsasagawa ng trabaho sa pagitan ng HR at pang-administratibo. Ang malalaking halaga ng impormasyon ay dapat na naiuri at maiuri sa isang nakaayos na serye upang ang lokasyon nito ay tumpak kapwa para sa isang nangangailangan nito at para sa nagpapanatili ng system.
Mahalaga ang pag- iimbak ng data para sa anumang samahan, hindi lamang upang mapanatili ang isang makasaysayang, ngunit upang magkaroon ng isang pinalawig na suporta ng seguridad upang matiyak na ang nilalaman ng mga dokumento ay totoo at kung sakaling mawala ay mayroong isang backup upang suriin ito.
Ang mga indexer ay nagko-convert ng kinokontrol na wika (mga naglalarawan at mga heading ng paksa) pagkatapos maghanap at hanapin ang kanilang mga katumbas sa mga wika sa pag-index (thesaurus, listahan ng heading ng paksa, o listahan ng tagapaglarawan ng alpabeto) Sa ganitong paraan, ginagamit ang mga tagapaglaraw o heading ng paksa na ito upang maiimbak ang mga dokumentong ito sa mga database o katalogo at upang makuha din ang mga ito para makuha sa ibang pagkakataon. Samakatuwid, ang pangkalahatang layunin ng pag-index ay ang pag-iimbak at pagkuha ng impormasyon.
