Nauunawaan ang pag-index bilang proseso ng detalyadong paglalarawan ng nilalaman ng isang pagsulat o dokumento, higit sa lahat sa pagkuha ng mga keyword na sapat na kumakatawan sa teksto. Ang pangunahing paggamit nito ay kapag ang mga file ay kukunin o hinanap sa loob ng isang sistema ng pagkuha, samahan o warehouse, upang mabawasan ang oras ng paghahanap at pagpapakalat. Ito ay na-moderate sa ilalim ng pamantayang ISO 5963, na ipinataw noong 1985. Partikular, ang isang uri ng index ay naidagdag na tumutulong para sa bawat dokumento, na hindi lamang naglalaman ng mga salita na may malaking kahalagahan sa loob ng nilalaman, kasama rin dito ang mga buod nito, pati na rin na ang pagkasirao pagsusuri ng paksa. Katulad nito, pinamamahalaan ito ng isang patakaran, na maaaring mag-iba depende sa institusyon na gumagamit nito, kahit na palagi itong inilalarawan sa mga espesyal na manwal para sa kanila.
Sa Tulad ng sa maraming mga proseso kabilang ang pag-uuri at pagtatasa ng mga dokumento, binubuo ito ng maraming mga yugto, tulad ng nabasa nang lubusan ang isyu na nasa loob ng dokumento; piliin ang mahahalagang puntos sa paksa; basagin ang mga napiling konsepto gamit ang mga tiyak na salita, o ilagay ito sa ilalim ng isang kinokontrol na bokabularyo; sa wakas, ang mga koneksyon ay itinatag sa pagitan ng mga term na sa wakas ay nakuha mula sa teksto. Samakatuwid, ang libreng pag-index ay ang proseso kung saan ang isang buod na may pangunahing mga tuntunin ng isang dokumento ay ipinakita, na may pagkakaiba na ito, sa yugto ng paglalagay nito sa ilalim ng isang kinokontrol na bokabularyo, hindi ito ginagamit, ngunit iminungkahi ang mga salita ng paksa na gumaganap ng aktibidad o direktang kinuha mula sa dokumento.
