Ito ay simpleng draft invoice na ipinadala sa isang mamimili na may mga tukoy na detalye na isasama sa orihinal na invoice upang maipaalam ang mga detalye at maghintay sa kanilang pag-apruba. Ang invoice ng proforma ay hindi isang pangkaraniwang dokumento ngunit isang pahayag ng pangako ng nagbebenta na itaguyod ang mga tukoy na kalakal o serbisyo sa mamimili.
Hindi tulad ng pinakakilala, ang mga invoice na ito ay hindi nakarehistro bilang mga account na matatanggap ng nagbebenta at hindi rin sila nakarehistro bilang mga account na babayaran, iyon ay, hindi sila bahagi ng accounting ng isang negosyo tulad nito. Karaniwang ginagampanan nito ang papel na ginagampanan ng isang komersyal na alok o, kung naaangkop, isang draft na invoice, pagiging isang kasunduan sa pagbebenta ng mga mamimili na itinatag bilang isang pangako sa pagitan ng pareho bago gawin ang pangwakas na deal.
Ang isa pang paggamit na ibinigay sa invoice na ito sa antas ng komersyo ay bilang isang voucher, na tumutukoy sa isang operasyon na hindi pa nakukumpleto, dahil ang customer ay hindi nakatanggap ng paninda o binayaran para dito. Upang idetalye ang pagkakaiba mula sa isang ordinaryong invoice, nililinaw ng proforma kung ano ito sa parehong dokumento bilang karagdagan sa pagkakaroon ng isa pang serye na bilang o ito ay hindi basta-basta na nabibilang at hindi mapapalitan ng isang ordinaryong isa. Sa larangan ng batas, ang invoice na ito ay ginagamit bilang isang pangwakas na pangungusap upang paganahin ang pagbuo ng isang ligal na proseso. Para sa bahagi nito, sa internasyonal na kalakalan, ang invoice na ito ay dapat na maihatid sa customs kung ang aktwal na isa ay hindi magagamit sa oras ng pagpapadala.
Mayroong dalawang itinatag na mga pangkat sa kaso ng linguistics, na kung saan ay:
- Pronominal proforma: ito ang pinakamahusay na kilala, nagsisilbi itong magbigay ng isang pangngalan na parirala o isang pagtukoy ng isa kung naaangkop.
- Non-pronominal proforma: sa aming wika ang ganitong konsepto ay hindi umiiral, subalit sa Italyano, Pranses o Catalan ito ginagamit. Ang pagpapaandar nito ay upang palitan ang isang pang-ukol na parirala, depende sa wika, maaari itong magkaroon ng mga pagkakaiba at pagkilala.
Ang data na maipapadala sa nasabing invoice ay ang mga sumusunod:
- Petsa
- Mga pangalan
- Mga dahilan sa negosyo ng nagbebenta.
- Tiyak na denominasyon at dami ng paninda.
- Presyo ng yunit at dami ng paninda.
- Form at kondisyon ng pagbabayad.
- Uri ng packaging.
- Mga tuntunin sa paghahatid ng paninda.
- Walang kinakailangang pirmihang pirma.
- Ang nasabing data ay maaaring maipadala sa invoice ng komersyal sa sandaling ang order ay nakumpirma ng mamimili.
